Апостиль і легалізація документів

Як це відбувається:

1. Надішліть фото або скани документів у месенджер чи на електронну пошту. Юрист перевірить, чи можна поставити на них апостиль або пройти легалізацію, і пояснить, що потрібно саме для вашої мети.
2. Передайте оригінали в наш офіс у Києві — особисто або будь-якою службою доставки з України чи з-за кордону.
3. Ми допомагаємо підготувати й подати документи до МОН, МЗС, Мін’юсту чи консульства, організовуємо переклад і повідомляємо про кожен етап.
4. Готові документи надсилаємо на зручну для вас адресу: по Україні — Новою поштою, за кордон — міжнародною доставкою. Якщо ви в Києві, документи можна забрати в офісі.

Якщо країна, куди їде документ, не визнає апостиль, замість нього потрібна консульська легалізація — це теж з’ясовується ще до відправлення оригіналів.

Якщо самого документа ще немає — наприклад, свідоцтва, витягу РАЦС чи довідки про несудимість, — дивіться розділ документи з України для українців за кордоном: там описано юридичну допомогу з витребуванням документа з України та його апостилем.

Які документи знадобляться

• Фото або скани документів — для попередньої перевірки.
• Оригінали документів, на які потрібно поставити апостиль або які потрібно легалізувати.
• Копія паспорта власника документа; копія закордонного паспорта — для правильної транслітерації в перекладі.
• Адреса доставки й телефон одержувача.

Строки та вартість

Строк доставки визначає служба доставки, і він залежить від країни, тому гарантувати строки доставки за кордон ми не можемо — відправлення варто планувати із запасом. Вартість відправлення юрист назве після безкоштовної консультації. Державне мито за апостиль чи легалізацію сплачується окремо; апостиль проставляє уповноважений орган (МОН, МЗС або Мін’юст), відмітки легалізації — міністерства та консульство країни призначення.

Найшвидше апостиль проставляють, коли документ відповідає всім вимогам і органу не потрібно надсилати запит до установи, що його видала. Якщо зразків підписів чи печаток немає в базі органу, розгляд триває довше, і пришвидшити його неможливо. Тому юрист спершу перевіряє документ, а вже потім планує строки. Має значення і час подання: документи, передані зранку, мають більше шансів бути розглянутими того самого дня.

Важливо також перевірити, чи визнає апостиль країна, куди їде документ: якщо вона не приєдналася до Гаазької конвенції, потрібна консульська легалізація, і строки будуть іншими. Щоб не втрачати час, переклад можна готувати паралельно з копії документа, а після проставлення апостиля завершити й засвідчити його. Якщо ви не в Києві, оригінал можна надіслати будь-якою службою доставки, а готовий документ ми відправимо поштою.

Які документи знадобляться

• Оригінал документа, на який потрібно поставити апостиль.
• Копія паспорта власника документа (для іноземців — посвідки на проживання в Україні).
• Інформація про країну призначення й бажаний строк.

Строки та вартість

Терміновий формат — від 1 робочого дня, якщо документ відповідає вимогам і не потребує додаткової перевірки органом. Вартість юридичного супроводу — від 9 000 грн; державне мито сплачується окремо. Документ з апостилем видає МОН, МЗС або Мін’юст — залежно від типу документа.

Міністерство юстиції — документи ДРАЦС (свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану), нотаріальні документи (довіреності, заяви, нотаріально засвідчені копії й переклади), а також документи, видані судами.

Міністерство освіти і науки — документи закладів освіти: дипломи й додатки до них, атестати з додатками, академічні довідки, довідки про навчання, сертифікати.

Міністерство закордонних справ — інші документи державних органів: довідка про несудимість, медичні, архівні, податкові, пенсійні довідки тощо.

Щоб орган проставив апостиль, документ має бути на бланку встановленого зразка (або на бланку установи), з печаткою чи штампом, оригінальним підписом посадової особи (не факсиміле), номером і датою, без пошкоджень і незасвідчених виправлень. Якщо зразків підписів і печаток немає в базі органу, він надсилає запит до установи, яка видала документ, — тоді розгляд триває довше; орієнтовний строк юрист назве після перевірки документа.

Апостиль ставлять на оригінал. Сучасний апостиль може бути електронним документом з кваліфікованим електронним підписом, а не лише паперовою відміткою. Апостиль на український документ проставляють лише в Україні — у консульстві України за кордоном цього зробити не можна. Довіреність для апостиля не потрібна.

Які документи знадобляться

• Оригінал документа.
• Копія паспорта громадянина України або посвідки на проживання власника документа.
• Для юридичних осіб — лист-звернення на бланку компанії (уточнимо на консультації).

Строки та вартість

Строки орієнтовні: строк розгляду визначає орган, який проставляє апостиль, а якщо він перевіряє документ запитом до установи, що його видала, — строк довший; стандартні строки й ціни для найпоширеніших документів — у наступному розділі. Державне мито сплачується окремо. Документ з апостилем видає МОН, МЗС або Мін’юст.

Диплом і атестат. Апостиль проставляє МОН. Додаток до диплома чи атестата — окремий документ, і апостиль на нього проставляють окремо; за кордоном його зазвичай вимагають разом із дипломом. Документи старого зразка МОН часто перевіряє запитом до закладу освіти, тому строк довший.

Документи ДРАЦС. Апостиль проставляє Мін’юст. На свідоцтвах радянського зразка або пошкоджених бланках апостиль часто не ставлять — тоді спершу витребовують дублікат свідоцтва нового зразка. Якщо в актовому записі є помилка або запис не зберігся, потрібне його виправлення чи відновлення.

Довіреність та інші нотаріальні документи. Апостиль ставлять, якщо документ зареєстрований у нотаріальному реєстрі, тому це варто перевірити в нотаріуса заздалегідь. Замість «довідки про відсутність шлюбу» зазвичай складають у нотаріуса заяву про сімейний стан — на неї теж можна поставити апостиль.

Довідка про несудимість. Апостиль проставляє МЗС. Сам апостиль строку дії не має, але установи за кордоном часто приймають довідку лише протягом кількох місяців від дати видачі.

Рішення суду. Якщо рішення давнє, а підпису судді немає в базі органу, можлива відмова — тоді доцільно отримати нову засвідчену копію рішення.

Паспорт, посвідчення водія, трудову книжку апостилювати не можна; для паспорта іноді виходом є нотаріальна копія.

Подвійний апостиль — апостиль на оригіналі, нотаріально засвідчений переклад і апостиль на перекладі. Його вимагають окремі установи Італії, Іспанії, Франції, Португалії та інших країн.

Які документи знадобляться

• Оригінал документа (для диплома — разом із додатком).
• Копія паспорта або посвідки на проживання власника.
• Копія закордонного паспорта — для перекладу.

Строки та вартість

Державне мито сплачується окремо. Документ з апостилем видає МОН, МЗС або Мін’юст — залежно від типу документа.

Типова послідовність така (конкретний ланцюжок залежить від документа та вимог консульства — юрист визначить його на початку):

1. Перша відмітка на документі або його нотаріальній копії — орган залежить від типу документа (для свідоцтв ДРАЦС — органи юстиції).
2. Відмітка МЗС України.
3. Нотаріально засвідчений переклад мовою країни призначення.
4. Відмітки Мін’юсту та МЗС на перекладі.
5. Консульська легалізація в посольстві (консульському відділі) країни призначення.

З досвіду радимо ставити консульську відмітку на переклад, а не на оригінал: відмітка консульства діє лише для однієї країни, а оригінал залишиться придатним для використання в Україні й легалізації для інших країн.

Через воєнний стан частина посольств працює в обмеженому режимі або тимчасово приймає документи за межами України. Актуальний порядок для конкретного консульства юрист перевіряє перед початком роботи.

Які документи знадобляться

• Оригінали документів для легалізації.
• Копія паспорта громадянина України або посвідки на проживання.
• Копія закордонного паспорта — для транслітерації в перекладі.
• Нотаріальна довіреність — залежно від виду послуги; шаблон надамо.
• Для юридичних осіб — лист-звернення щодо консульської легалізації.

Строки та вартість

Відмітка Мін’юсту — від 1 робочого дня, відмітка МЗС — від 3 робочих днів, а строк у консульстві залежить від його режиму роботи — від кількох днів до кількох місяців. Державне мито й консульський збір сплачуються окремо. Відмітки легалізації проставляють Мін’юст, МЗС і консульство країни призначення.

Легалізацію іноземного документа для України починають у країні, що його видала: документ засвідчує її МЗС. Далі його легалізує закордонна дипломатична установа України в цій країні або, якщо документ засвідчило посольство країни видачі в Україні, — МЗС України. Переклад українською з нотаріальним засвідченням роблять в Україні. Конкретний ланцюжок для вашого документа юрист визначить на консультації.

Якщо відмітки МЗС країни видачі на документі немає, легалізувати його в Україні не вийде — доведеться звертатися до органів тієї країни. Для документів з країн — учасниць конвенції переклад краще робити в Україні вже після апостиля.

Які документи знадобляться

• Оригінал іноземного документа з відміткою МЗС країни видачі.
• Копія паспорта власника.
• Довіреність — залежно від виду послуги.

Строки та вартість

Строки залежать від посольства країни видачі та МЗС України. Вартість юридичного супроводу — від 8 500 грн; державне мито й консульський збір сплачуються окремо. Відмітки легалізації проставляють консульська установа й МЗС України.

Нострифікація. Іноземний документ про освіту визнають в Україні, щоб продовжити навчання чи працювати за фахом. Процедура включає перевірку справжності документа й додатка, підтвердження статусу закладу освіти та оцінку кваліфікації. Якщо договір між країнами не визначає еквівалентність ступенів, порівнюють навчальні програми — тоді процедура триває довше. Рішення про визнання ухвалює уповноважена установа — залежно від мети це може бути заклад освіти або МОН; куди звертатися у вашому випадку, юрист підкаже на консультації.

Дублікати освітніх документів. Якщо диплом, атестат або додаток втрачено, пошкоджено чи заклад освіти реорганізовано, дублікат видає заклад освіти (ЗВО) або установа, що зберігає його архів. Дублікат часто потрібен і тоді, коли на старий документ не можуть поставити апостиль.

Довідка про факт навчання — коли потрібно підтвердити період навчання чи зміст програми.

WES (Канада). Для роботи чи вступу до ЗВО в Канаді освіту оцінює World Education Services; юрист допоможе підготувати й витребувати документи, яких вимагає WES.

Які документи знадобляться

• Для нострифікації: оригінал документа про освіту з додатком (з апостилем або легалізацією), нотаріальний переклад українською, копія паспорта, документ про зміну прізвища (якщо є), документи про попередню освіту.
• Для дубліката: копія втраченого документа або його дані, паспорт; довіреність — залежно від виду послуги.

Строки та вартість

Державне мито та збори сплачуються окремо. Документи видають заклади освіти та уповноважені органи у сфері освіти.

Італійські університети зазвичай враховують загальну тривалість навчання до вступу. Якщо шкільного атестата для цього недостатньо, додатково подають документи про навчання у ЗВО — тоді готують два пакети документів. Вимоги конкретного університету чи роботодавця юрист перевіряє перед стартом.

Процедура складається з кількох етапів: апостиль МОН на всі документи про освіту (атестат, диплом і додатки до них); переклад італійською, як правило, акредитованим перекладачем; консульська легалізація перекладу; заява й подання пакета до консульського відділу Посольства Італії. Якщо потрібна декларація для працевлаштування, може знадобитися й трудова книжка.

Актуальний порядок подання до консульського відділу Посольства Італії уточнюємо перед стартом.

Які документи знадобляться

• Оригінали всіх документів про освіту з додатками.
• Копія паспорта громадянина України й закордонного паспорта.
• Трудова книжка — якщо декларація потрібна для роботи.
• Довіреність — залежно від етапу.

Строки та вартість

Юридичний супровід — від $250; строк — від 2 місяців (для документів старого зразка довше). Державне мито й консульський збір сплачуються окремо. Декларацію видає консульська установа Італії.

• Переклад із засвідченням бюро перекладів — підтверджує, що переклад виконала кваліфікована установа; підходить, коли нотаріальне засвідчення не вимагається.
• Переклад з нотаріальним засвідченням — найпоширеніший варіант: нотаріус засвідчує підпис перекладача, і такий переклад можна апостилювати чи легалізувати.
• Акредитований (присяжний) переклад — виконує перекладач, акредитований при посольстві певної країни; його вимагають, наприклад, установи Італії, Іспанії, Франції.
• Усний переклад — коли іноземець, який не володіє українською, підписує документи в нотаріуса чи державному органі.

Ім’я та прізвище в перекладі мають збігатися із закордонним паспортом — інакше документ можуть не прийняти. Для подвійного апостиля переклад робиться після апостиля на оригіналі, а апостиль на нотаріальний переклад проставляє Мін’юст.

Які документи знадобляться

• Оригінал або якісна копія документа.
• Копії закордонних паспортів усіх осіб, зазначених у документі.

Строки та вартість

Переклад — від 1 робочого дня, залежно від мови та обсягу. Вартість — від 2 000 грн; нотаріальні послуги та державне мито сплачуються окремо. Нотаріальне засвідчення здійснює нотаріус, апостиль на переклад проставляє Мін’юст.

Диплом і атестат (з додатками). Що саме легалізувати — оригінал чи нотаріальну копію — залежить від документа та вимог консульства; юрист визначить це на початку. Далі — переклад, відмітки на перекладі й консульство. Додаток легалізують окремо. Документ має відповідати затвердженому зразку, інакше спершу потрібен дублікат.

Свідоцтва ДРАЦС (народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені, смерть). Першу відмітку ставлять органи юстиції, далі — МЗС України. Для свідоцтв старого зразка (зокрема виданих до 1991 року) юрист підкаже варіант: легалізація нотаріальної копії або витребування дубліката нового зразка.

Довідка про несудимість. Легалізація починається з МЗС, далі — за загальною схемою. Довідка має бути «свіжою»: термін її прийняття встановлює країна призначення.

Медичні довідки (зокрема форми 082/о, 086/о, 079-1/о, 083/о). Супроводжуємо легалізацію лише наявного документа, виданого закладом охорони здоров’я; чи потрібне попереднє засвідчення перед МЗС, юрист уточнить для вашого документа.

Довіреність та інші нотаріальні документи. Довіреність посвідчує нотаріус — важливо, щоб дані повірених точно збігалися з їхніми паспортами; далі документ легалізують за загальною схемою.

Які документи знадобляться

• Оригінали документів.
• Копія паспорта або посвідки на проживання, копія закордонного паспорта.
• Нотаріальна довіреність — залежно від виду послуги.

Строки та вартість

Строк — сума всіх етапів: від 1 робочого дня на кожну відмітку міністерства плюс строк консульства, який залежить від країни. Державне мито й консульський збір сплачуються окремо. Відмітки легалізації проставляють Мін’юст, МЗС і консульство країни призначення.

Що варто знати:

• Якщо країна, куди їде документ, — учасниця конвенції, достатньо апостиля; окремі установи вимагають подвійний апостиль.
• Якщо не учасниця — потрібна консульська легалізація.
• Окремі учасниці не визнають апостилі деяких інших учасниць — це варто перевірити, якщо документ видано не в Україні.
• З деякими країнами Україна має двосторонні договори про правову допомогу, за якими частину документів можуть приймати лише з перекладом. Остаточне рішення — за установою, яка приймає документ.

Які документи знадобляться

• Назва країни й установи, куди подаються документи, та перелік документів.

Строки та вартість

Інформація в цьому розділі довідкова. Перша консультація — безкоштовно; подальша консультація юриста щодо апостиля чи легалізації — від 1 500 грн. Державне мито за апостиль сплачується окремо; апостиль проставляє уповноважений орган — МОН, МЗС або Мін’юст.

Які документи знадобляться

• Відомості про документ або подію (дата, місце, установа).
• Копія паспорта; довіреність — залежно від ситуації.

Строки та вартість

Строк відповіді залежить від установи. Вартість юрист назве після безкоштовної консультації; державне мито та збори, якщо вони передбачені, сплачуються окремо. Документи та відповіді надає установа, до якої спрямовано запит.