Документи з України для українців за кордоном

З-за кордону найчастіше витребовують:

• свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть — повторне, зокрема нового зразка замість старої «книжечки»;
• витяг з Державного реєстру актів цивільного стану — з відомостями, яких немає у свідоцтві: місце народження, дошлюбне прізвище, внесені зміни.

Є два шляхи. Перший — звернутися до консульської установи України в країні проживання: вона оформлює запит до України, і цей шлях зазвичай довший. Другий — діяти через представника в Україні за довіреністю, яку оформлюють у консульстві України або в місцевого нотаріуса з апостилем. Який шлях швидший і простіший саме у вашій ситуації, юрист пояснить на консультації.

Іноземні установи часто не приймають свідоцтва старого зразка, заламіновані чи пошкоджені: тоді спершу отримують повторне свідоцтво, а апостиль ставлять уже на нього. Якщо дані у свідоцтві й в актовому записі різняться, спершу вносять зміни до запису; якщо запису в реєстрі немає — його відновлюють. Детальніше про дублікати — у розділі «РАЦС та свідоцтва».

Які документи знадобляться

• Копія паспорта власника документа (закордонного або паспорта громадянина України).
• Відомості про подію: дата, місце реєстрації, прізвище та ім’я на момент реєстрації; копія старого свідоцтва, якщо вона є.
• Копії документів про родинні зв’язки — якщо документ потрібен на ім’я іншої особи.
• Довіреність — якщо в процесі бере участь представник; шаблон надамо.
• Адреса доставки й телефон одержувача.

Строки та вартість

Вартість юридичного супроводу — від $350. Державне мито, апостиль, переклад і доставка за кордон сплачуються окремо. Орієнтовний строк — від 1 місяця; повторний документ видає відділ ДРАЦС, а строк доставки визначає служба доставки.

Як це відбувається, якщо власник документа за кордоном:

1. Ви надсилаєте фото чи скан документа в месенджер або на електронну пошту. Юрист перевіряє, чи можна поставити на нього апостиль, і пояснює, який орган це робить.
2. Оригінал передаєте в наш офіс у Києві будь-якою службою доставки. Якщо оригіналу немає або він старого зразка, спершу витребовують повторний документ.
3. Ми допомагаємо підготувати й подати документи на апостиль і, за потреби, організовуємо переклад.
4. Готовий документ надсилаємо міжнародною доставкою на вказану адресу.

Найчастіше апостиль потрібен на свідоцтва ДРАЦС і витяги, дипломи й атестати з додатками, довідку про несудимість, довіреності та інші нотаріальні документи. Окремі установи Італії, Іспанії, Португалії та інших країн вимагають подвійний апостиль — на оригіналі й на нотаріально засвідченому перекладі. Який орган апостилює конкретний документ і які є нюанси, описано в розділі «Апостиль і легалізація».

Які документи знадобляться

• Оригінал документа, на який потрібно поставити апостиль (диплом — разом із додатком).
• Копія паспорта власника документа.
• Копія закордонного паспорта — для правильної транслітерації в перекладі.
• Адреса доставки й телефон одержувача.

Строки та вартість

Вартість юридичного супроводу — від $250. Державне мито, переклад і міжнародна доставка сплачуються окремо. Орієнтовний строк — від 3 тижнів разом із пересиланням; апостиль проставляє МОН, МЗС або Мін’юст, а строк доставки визначає служба доставки.

Важливо врахувати:

• з деякими країнами Україна має договори про правову допомогу, за якими частину документів можуть приймати без легалізації та апостиля, лише з перекладом; остаточне рішення — за установою, яка приймає документ;
• перелік учасниць Гаазької конвенції поповнюється, тому юрист перевіряє актуальний статус країни: якщо вона вже приєдналася, достатньо апостиля;
• консульську відмітку доцільно ставити на переклад, а не на оригінал: відмітка консульства діє лише для однієї країни, а оригінал залишиться придатним для інших цілей;
• через воєнний стан частина посольств в Україні працює в обмеженому режимі, тому актуальний порядок юрист перевіряє перед початком роботи.

Порядок етапів для конкретного документа описано в розділі «Консульська легалізація документів України», а коли достатньо апостиля — у розділі «Гаазька конвенція».

Які документи знадобляться

• Оригінали документів, які потрібно легалізувати.
• Копія паспорта власника документа.
• Копія закордонного паспорта — для транслітерації в перекладі.
• Інші документи — залежно від вимог консульства країни призначення; перелік юрист складе на консультації.

Строки та вартість

Вартість юридичного супроводу — від $450. Державне мито, консульські збори, переклад і доставка за кордон сплачуються окремо. Орієнтовний строк — від 1 місяця; відмітки проставляють міністерства та консульство країни призначення, і від режиму роботи консульства залежить остаточний строк.

Щоб довідку прийняли іноземні установи, на неї зазвичай ставлять апостиль (його проставляє МЗС) або проходять консульську легалізацію, а потім перекладають мовою країни. Сам апостиль строку дії не має, але установи за кордоном часто приймають довідку лише протягом кількох місяців від дати видачі, тому замовляти її варто ближче до подання документів.

Довідку для використання в Україні описано в розділі «Паспорт і прописка», нюанси апостиля — у розділі «Апостиль і легалізація».

Які документи знадобляться

• Копія паспорта громадянина України або закордонного паспорта.
• Мета, для якої потрібна довідка, і країна, де її подаватимуть.
• Довіреність — якщо в процесі бере участь представник; юрист підкаже, як її оформити.
• Адреса доставки й телефон одержувача.

Строки та вартість

Вартість юридичного супроводу — від $250. Державне мито, апостиль, переклад і доставка за кордон сплачуються окремо. Орієнтовний строк — від 1 місяця разом із пересиланням; витяг формує МВС, а якщо є судимість (зокрема погашена), строк може бути довшим.

Громадяни, які живуть за кордоном, можуть звернутися до дипломатичної установи України в країні перебування — вона оформлює запит до України. Запити можна надсилати й безпосередньо до архівних установ України; про результати розгляду інформують дипломатичні установи.

Що ще можна отримати з України, перебуваючи за кордоном:

• архівні довідки — зокрема для записів дідусів і бабусь, коли дублікат отримати неможливо;
• відновлення актового запису або внесення змін до нього — якщо без цього повторний документ не видадуть;
• дублікати документів про освіту й довідки про навчання.

Готові документи надсилаємо поштою — Новою поштою або міжнародною доставкою; порядок і вартість доставки — у розділі «Відправлення документів за кордон».

Які документи знадобляться

• Копія паспорта власника документа.
• Копія або дані документа, який потрібно витребувати.
• Копії документів про родинні зв’язки, якщо документ потрібен на іншу особу.
• Для відновлення запису чи внесення змін — заява встановленого зразка, копія паспорта, документи-підстави та свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану. Чи потрібне нотаріальне або консульське засвідчення підпису й копій, юрист уточнить для вашої ситуації.

Строки та вартість

Вартість юридичного супроводу — від $200; ціни окремих послуг наведено в розділах «РАЦС та свідоцтва» та «Апостиль і легалізація». Державне мито, консульські збори та доставка сплачуються окремо. Документ видає орган ДРАЦС, архівна установа чи заклад освіти; строк розгляду визначає орган, до якого подано заяву.